Cuando una empresa implanta un sistema de gestión de calidad puede formar un comité de calidad. Aquí te lo explico
¿En qué consiste el comité de calidad?
El comité de calidad es un equipo de personas de la organización que se reúnen periódicamente para realizar el seguimiento de todo aquello que concierne al sistema de gestión implantado (ISO 9001, ISO 14001, etc..) para revisar las tareas encomendadas, tomar decisiones y proponer nuevas acciones.
La existencia del mismo, así como su composición y funcionamiento no es un requisito obligatorio de las normas ISO, si bien es una buena práctica en las organizaciones disponer del mismo desde la implantación del sistema para realizar el seguimiento de los aspectos más importantes.
La idea es que el sistema de gestión de calidad no recaiga en una sola persona, sino que mas personas aporten ideas, mejoras y soluciones, a la vez que se mejora la comunicación interna.
El comité de calidad también puede recibir otros nombres, como comisión de calidad, comité del sistema de gestión, etc..
¿Con que periodicidad se reúne?
Como habrás observado, en la definición he puesto que el comité se reúne periódicamente, puesto que la intención, que sean reuniones que “sistematizadas” y que no sea el típico comité que se reúne “de vez en cuando”.
Lo ideal serían reuniones periódicas cada 15 días, un mes, 3 meses, etc.. dependerá de la organización. Un truco para poder hacer que hagan periódicamente es poner una fecha fija, por ejemplo, el primer martes de cada mes a las 9.00.
¿Cuál es la duración de la reunión?
Cuanto más “ejecutiva”, mejor. No debería sobrepasar las dos horas, puesto que está demostrado que a partir de ese tiempo no es posible mantener la atención al 100%
¿Quienes son los miembros del comité?
El número de miembros y la composición del comité será de acorde al tamaño de la empresa, cómo mínimo lo formará el responsable de calidad (o coordinador de calidad) y algún miembro de la dirección.
En grandes empresas, lo más habitual es que aparte de los ya mencionados estén presentes los responsables de los principales áreas o departamentos, ya que después serán los encargados de representar y dar voz de sus departamentos y a la vez presentar las conclusiones tomadas a sus subordinados.
¿Qué funciones y responsabilidades tienen los miembros del Comité de Calidad?
Las funciones y responsabilidades del comité de calidad serían a priori parecidos a los de responsable de calidad, puesto que son las propias que exige el disponer de un sistema de gestión. A modo de ejemplo, enumeramos algunos de ellos:
Estrategia y contexto de la organización
- Identificar y evaluar riesgos y oportunidades
- Realizar el seguimiento de los indicadores de calidad y corregir desviaciones.
- Proponer objetivos de calidad
- Realizar el seguimiento de los objetivos de calidad
- Realizar y revisar anualmente el DAFO
- Revisar y documentar anualmente el documento de las expectativas de los grupos de interés
Clientes y mejora
- Supervisar las posibles quejas y sugerencias de clientes
- Hacer un seguimiento y solucionar No Conformidades y Acciones correctoras
- Llevar a cabo mejoras en los servicios, procedimientos o el sistema de gestión
Mantenimiento
- Supervisar y hacer seguimiento del mantenimiento de equipos e instalaciones
RRHH
- Identificar necesidades de formación
- Evaluar la eficacia de las acciones formativas
Procesos y procedimientos
- Proponer mejoras a los procedimientos, instrucciones técnicas, protocolos, y registros
Auditorías Internas
- Supervisar los resultados de las auditorias
- Proponer mejoras al sistema de gestión
Revisión por la dirección
- Recopilar datos para la realización del informe de revisión por dirección
- Realizar el informe de revisión del sistema
Reglamento del Comité de Calidad
Si se quiere se puede redactar un reglamento del comité de calidad, pero en principio no sería necesario. Lo que si sería altamente recomendable para la ISO 9001 sería incluir al comité dentro del organigrama de la organización, como una función más por encima de los jefes de área o departamento. También sería recomendable realizar una ficha o perfil del puesto de trabajo de este.
Actas del comité de calidad
Casi obligado es la realización de actas de las reuniones del comité, en el que se debería anotar lo siguiente:
- Datos de la reunión: Lugar, Fecha, Hora inicio, Hora Fin, Asistentes.
- Temas tratados.
- Tareas asignadas / Acuerdos. Incluyendo la persona o personas asignadas y un campo de verificación para realizar el seguimiento
- Observaciones. En el que a ser posible se pondrá fecha para la próxima reunión
- Firmas de los asistentes (opcional)
