Perfil y funciones del responsable de calidad

En este post voy a explicar todo lo que sé sobre este puesto de trabajo. Llevo mas de 18 años tratando con estos perfiles cada semana, por lo que intentaré hacer una radiografía del perfil según mi experiencia.

 Introducción

 

Lo primero de todo, no hay un nombre común para describir el puesto, a veces se les llama responsable de calidad, técnico/a de calidad, coordinador/a de calidad, etc…

Por otra lado, parte de esta información también podría ser válida para un responsable de sistemas de gestión integrado (SGI o SIG según sus siglas) con varias normas, por lo que se llamaría responsable de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales (QHSE), por ejemplo.

También es importante no confundir con otros nombres a los que se refiere el término, como por ejemplo el responsable de calidad de producto o el el responsable de control de calidad, puesto que el termino “calidad” puede referirse a muchas cosas. Por ejemplo, una persona encargada de probar vinos o jamones perfectamente sería un técnico de calidad del producto, pero nosotros nos referimos a los sistema de gestión, como por ejemplo la ISO 9001.

 

En las empresas estas funciones a veces las realiza una sola persona que se encarga exclusivamente de esto, y en otras son funciones compartidas con sus tareas principales. Esto es en función básicamente de tres variables, el tamaño o número de trabajadores de la empresa (a partir de 50 trabajadores disponer de una responsable a tiempo completo sería recomendable), el tipo de empresa y de la importancia que le de la dirección a sus sistemas de gestión.

También he trabajado con grandes empresas que disponen de un departamento entero con 3 y 4 personas solo dedicadas a estas funciones, por lo que como hemos comentado, todo depende de cada empresa.

 

¿Cuales son las funciones del responsable de calidad?

 

En general, el responsable de calidad implanta o implementa el sistema (si lo hace desde el principio) y mantiene el sistema de gestión de calidad ISO 9001. Es decir, realiza las tareas propias que requiere la norma, que a modo de resumen serías las siguientes:

Estrategia y contexto de la organización

  • Identificar y evaluar riesgos y oportunidades
  • Implantar el plan de mitigación de riesgos
  • Realizar el seguimiento de los indicadores de calidad y corregir desviaciones.
  • Proponer objetivos de calidad
  • Realizar el seguimiento de los objetivos de calidad
  • Identificar la legislación de aplicación de la organización y revisar su cumplimiento
  • Realizar y revisar anualmente el DAFO
  • Revisar y documentar anualmente el documento de las expectativas de los grupos de interés

Clientes y mejora

  • Recoger y contestar posibles quejas y sugerencias de clientes
  • Enviar encuestas de satisfacción de clientes y analizar los resultados
  • Abrir No Conformidades
  • Hacer un seguimiento y solucionar No Conformidades y Acciones correctoras
  • Llevar a cabo mejoras en los servicios, procedimientos o el sistema de gestión

Mantenimiento

  • Supervisar y hacer seguimiento del mantenimiento de equipos e instalaciones
  • Realizar el seguimiento del mantenimiento externo (OCAs, extintores, ITVs, etc..)

Compras y Proveedores

  • Identificar y evaluar proveedores.
  • Enviar comunicados a los proveedores.
  • Supervisar las órdenes de compra

RRHH

  • Recoger y mantener actualizados los CV
  • Actualizar el organigrama de la organización
  • Realizar los perfiles de los puestos de trabajo
  • Identificar necesidades de formación
  • Impartir formación interna y sensibilizar al resto de la organización.
  • Evaluar la eficacia de las acciones formativas
  • Identificar y hacer seguimiento de títulos, carnets profesionales y formación obligatoria de los trabajadores.

Procesos y procedimientos

  • Revisar las fichas de procesos (entradas, salidas, etc..)
  • Revisar y actualizar los procedimientos, instrucciones técnicas, protocolos,
  • Supervisar la correcta cumplimentación y archivo de los registros de calidad

Auditorias Internas

  • Realizar el plan de auditorías anualmente
  • Preparar los checklist o listas de comprobación
  • Realizar las auditorias in situ
  • Elaborar los informes de auditoria con los hallazgos (observaciones y No Conformidades)
  • Presentar los resultados de las auditorias
  • Proponer mejoras al sistema de gestión

Revisión por la dirección

  • Recopilar datos para la realización del informe de revisión por dirección
  • Realizar el informe de revisión del sistema junto con dirección
  • Hace un seguimiento de las acciones propuestas en el informe

Auditorias de certificación

  • Gestionar y coordinarse con la entidad de certificación
  • Colaborar con el auditor externo el día o días de las auditorias
  • Etc..

¿Cuál es el perfil del responsable de calidad?

 

 Una vez más, aquí hay multitud de posibilidades. He visto desde personas que están realizando tareas administrativas y se les encarga llevar la calidad, así como gerentes/directores de la organización que se encargan ellos mismos.

Por lo que a nivel de experiencia o estudios se refiere, no hay nada “reglado” que sea imprescindible. Desde mi punto de vista lo que si es imprescindible es una buena formación en ISO 9001 (por lo menos 40 horas), pero eso ya lo cuento entro post.

Ahora bien, sería necesario disponer de conocimientos “avanzados” del paquete office: Excel, Word y PowerPoint, ya que se manejan diferentes archivos.

 

¿Qué habilidades y competencia se necesitan para ser responsable de calidad?

 

Este punto me parece de especial interés, porque si bien el perfil técnico de un responsable de calidad es muy variado, y así debe ser, las habilidades y competencias deberían ser parecidas.

Al fin y al cabo es un puesto en el que se trabaja con otras personas, con compañeros, en el que hay que saber equilibrar muy bien el tener “mano izquierda” (es decir, saber pedir las cosas con delicadeza, empatizar, ser asertivo, etc..) con tener “mano derecha” (hacer que las cosas se hagan, que el trabajo salga, y que se haga bien, sin defectos).

 

Las habilidades más necesarias serían las siguientes

 

  • Trabajo en equipo: Tener capacidad para solicitar opinión al resto del grupo, y valorar sinceramente las ideas y experiencia de los demás, manteniendo una actitud abierta para aprender de los otros, incluidos sus iguales, superiores y subordinados.

 

  • Habilidad para promover la colaboración de los distintos equipos, al interior de cada uno de ellos. Capacidad de valorar las contribuciones de los demás aunque tengan diferentes puntos de vista.

 

  • Liderazgo: Tener la capacidad para orientar la acción de su grupo en una dirección determinada, inspirando valores de acción y anticipando escenarios.

 

  • Habilidad para fijar objetivos a su equipo, realizar su seguimiento y brindar feedback o retroalimentación sobre su avance integrando las opiniones de los diferentes integrantes.

 

  • Habilidad para desarrollar su energía y transmitirla a otros en pos de un objetivo común.

 

  • Proveer coaching y feedback para el desarrollo de los colaboradores.

Por ello, el responsable de calidad

  • Solicita opinión a los miembros del equipo. Valora las ideas y experiencias ajenas.
  • Mantiene una actitud abierta para aprender de los otros.
  • Promueve la colaboración entre equipos.
  • Valora las contribuciones ajenas, aún cuando se le plantean diferentes puntos de vista.
  • Promueve el trabajo en equipo entre las distintas áreas de la organización.
  • Desarrolla el espíritu de equipo. Es capaz de sacrificar los intereses de su área en pro del logro de los objetivos institucionales.
  • Promueve el desarrollo de un ambiente de trabajo amistoso, de buen clima y cooperación.
  • Implementa adecuadamente modalidades alternativas de trabajo en el equipo que añaden valor a los resultados grupales.
  • Resuelve los conflictos de su equipo y participa activamente en la resolución de conflictos transversales a la organización.

 ¿Cuánto cobra un responsable de calidad?

 

Este tema es un poco más complicado de saber, es difícil poder dar un dato objetivo, pero lo voy a intentar tirando de referencias externas. Según Indeed (página web para la búsqueda de empleo) el sueldo medio del responsable de calidad en España es aproximadamente de 26.465 €, y de un Director/a de calidad es aproximadamente de 42.992 €.

 

¿Se puede delegar totalmente el mantenimiento del sistema de gestión?

 

Delegar el 100% de la gestión de un sistema no es posible ni aconsejable, siempre hay un mínimo de tareas que debe realizar alguien de la organización. ¿Como puede un consultor externo evaluar a los proveedores de una empresa si no los ha tratado en el día a día? por ejemplo.

Ahora bien, disponer de un asesor externo que ayude al responsable de calidad o a la dirección en la realización de estas tareas es muy recomendable. El consultor dispone de varios años de experiencia, trabaja a tiempo completo con sistemas de gestión, está constantemente actualizándose y tratando con auditores de certificación, y lo que es mas importante, ha podido ver otras empresas (muchas veces del mismo sector), y otros sistemas de gestión, por lo que tiene una visión general que hace puede enriquecer el sistemas de gestión de la empresa.

Nosotros realizamos este servicio de externalización o “mantenimiento del sistema de gestión” en mas de 20 empresas, puedes ver mas información aquí.

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