Reunión inicial o “KickOff” del proyecto

Si te gusta el fútbol americano seguro que has oído el término “kick off” más de una vez. Hoy te comentaré qué significa este término en el ámbito empresarial y en la gestión de proyectos.

 

¿Qué es un Kick Off?

 

Si en el fútbol americano “kick off” es la patada inicial del partido, en la empresa hace referencia a la reunión de inicio o de arranque.

 

Es decir, un “kick off” es la reunión que determina el inicio de un proyecto (como por ejemplo la implantación de un sistema de gestión ISO) y la primera toma de contacto o explicación del jefe de proyecto a los miembros del equipo de los objetivos, alcance, riesgos y en los factores críticos de éxito del mismo.

¿Cómo se debería presentar?

 

Una buena idea sería hacer la presentación del proyecto mediante un PowerPoint que incluyera lo siguiente:

  • Portada: Incluir el «Nombre del proyecto», el título: «Presentación Reunión de Arranque» y la imagen corporativa
  • Índice:
  • Contendido
  1. Objetivos: En este apartado se deberán especificar los objetivos generales y específicos del proyecto.
  2. Enfoque del Proyecto: En este apartado se deberá especificar a alto nivel el enfoque propuesto en la oferta, en el cuál se describe cómo se van a abordar los trabajos para alcanzar los objetivos del proyecto.
  3. Alcance: En este apartado se definirá el alcance del proyecto con el fin asegurar el entendimiento por ambas partes (cliente y proveedor) de las tareas a realizar y el resultado de las mismas.
  4. Metodología: En este apartado se especificará la metodología que se va a seguir durante el desarrollo del proyecto, así como las principales fases del plan de trabajo propuesto.
  5. Organización del Proyecto: En este apartado se presentará el equipo de trabajo del proyecto y un calendario inicial con las principales fases, actividades e hitos del proyecto.
  6. Entregables: En este apartado se presentará el listado de entregables que se generarán durante el desarrollo del proyecto.
  7. Mecanismos de Seguimiento y Control: En este apartado se especificarán los mecanismos que se utilizarán para el seguimiento del proyecto, validación de entregables, etc. Se deberá especificar la frecuencia con la que se celebrarán las reuniones de seguimiento, así como los asistentes a las mismas.

Compromiso de la dirección

 

Es muy importante que esta primera reunión de lanzamiento la dirección de la organización esté presente y de el apoyo necesario al proyecto.

 

Consejos para el éxito de una reunión de arranque

  • Plantear una reunión atractiva
  • Preparar bien la reunión. Recuerda que es el inicio para alcanzar la cima, por lo que tienes que tener muy bien definidos los objetivos, el coste, los beneficios que reportará el proyecto y algunos de los imprevistos que puedan surgir.
  • Durante la reunión se debería fomentar la participación de los asistentes. De manera que puedas disponer de “feed-back” de todos ellos, así se sentirán valorados y escuchados.

Acta de la reunión

 

Después de la reunión, es momento de hacer un acta. Antes de enviarla a todos, revisa y contrasta el contenido con otros de los interlocutores.

En el acta se debería incluir la siguiente información:

  1. Datos de la reunión
  2. Temas tratados
  3. Tareas asignadas / Acuerdos. Incluyendo la persona o personas asignadas y un campo de verificación para realizar el seguimiento
  4. Observaciones. En el que a ser posible se pondrá fecha para la próxima reunión
  5. Firmas de los asistentes (opcional)

Es importante intentar cerrar en ese mismo momento la fecha de la próxima reunión y distribuir el acta a todos los asistentes.

A continuación, un ejemplo de plantilla de reunión de inicio de proyecto que yo utilizo en mis consultorías:

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