Método

A continuación describimos el método que Consultoría Innovadora utiliza en la implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001, siendo los pasos muy parecidos en la implantación de otros sistemas de gestión.



Objetivos

1º. Obtener el Certificado de Calidad, emitido por cualquier Entidad de Certificación acreditada que sea de su interés (AENOR, TÜV Rheiland, SGS, BVQI,...), con un sistema actualizado y cumpliendo con la Norma actual ISO 9001 

2º. Disponer de un Sistema de Gestión de la Calidad adaptado al negocio que constituya la referencia para el desarrollo eficaz de la actividad empresarial. 

3º. Lograr un reconocimiento externo que permita potenciar la imagen ante sus clientes

4º. Formar y entrenar adecuadamente al personal en Sistemas de Gestión y en la aplicación de las Normas ISO 9001, así como en sus procesos de Certificación. 

Método

Las actividades a desarrollar por Consultoría Innovadora quedan resumidas en las siguientes fases:


A continuación se describen cada una de las fases de la metodología propuesta.

Fase I. Lanzamiento del proyecto


Las acciones contempladas comenzarán con la planificación y desarrollo de una reunión de trabajo dirigida por Consultoría Innovadora y con asistencia de las personas de la empresa que lideren el proyecto, en la que se presentará y debatirá el contenido de las Normas ISO 9001, destacando sus principales implicaciones. 

Como resultado de esta sesión se ajustará el Plan de Acción del trabajo a efectuar (qué, quién, cómo y cuándo), con identificación de los hitos clave del proyecto y determinación de responsabilidades en su ejecución y seguimiento del avance; en particular, se designará al coordinador de calidad de la organización.

El objetivo fundamental de esta fase previa es proporcionar al colectivo de responsables de la empresa una visión uniforme de la finalidad y soporte metodológico de este proyecto, así como obtener su compromiso compartido con esta iniciativa. 

Fase II. Diagnóstico preliminar (evaluación inicial)



Durante esta fase, se planificará y efectuará un Diagnóstico Inicial por parte de Consultoría Innovadora , cuyos resultados proporcionarán el escenario de partida, imprescindible para determinar las actividades a realizar durante el proyecto. 

El Diagnóstico se realizará en profundidad mediante el análisis y revisión del soporte documental operativo existente de la empresa (es decir, manuales, procedimientos, instrucciones técnicas, etc.), así como de otros aspectos aplicables, como la legislación vigente en aspectos relacionados con la calidad. 

Este diagnóstico incluye el análisis de los procesos de gestión existentes y de la estructura de funciones y responsabilidades de la organización, y de las responsabilidades y funciones en materia de calidad, con la estructura organizativa y documental existente.

El informe de diagnóstico incorporará los siguientes contenidos:


  • Situación sobre aspectos y necesidades específicas de la Norma ISO 9001
  • Análisis de las necesidades y oportunidades de mejora. 

Fase III. Entrenamiento de las personas




En esta tercera fase, teniendo ya en consideración la información de retorno obtenida en las dos fases anteriores, se planteará la comunicación al conjunto de personas de la empresa, por los medios que se estimen más eficaces, el lanzamiento de este proyecto, incidiendo en su importancia estratégica para la organización y en la necesidad de disponer de la colaboración de todos para facilitar su efectiva implantación. 

Igualmente, para garantizar el éxito de la certificación, se efectuará un proceso de formación del personal de la organización más directamente implicado o afectado por el alcance del Sistema de Gestión.

Este seminario, eminentemente práctico, abarcará como temario el debate de los siguientes aspectos:


  • Conceptos básicos de Calidad 
  • Las Normas Internacionales ISO 9001
  • Procedimiento (vs) Procesos 
  • Flujogramas como herramienta 
  • Implantación del Sistema de Gestión 
  • Proceso de Certificación 

Fase IV. Diseño del Sistema de Gestión de la Calidad




Tomando como guión la planificación definida tras el Diagnóstico, se procederá al diseño del Sistema de Gestión adaptado a los requisitos de la Norma ISO, y de las necesidades de la propia organización: 

1. Identificación de los procesos clave que deben ser procedimentados (documentados como procedimientos) para dar cumplimiento a los requisitos de las Normas ISO y a aquellos requisitos legales que sean aplicables.

2. Definición de la estructura organizativa y asignación de las responsabilidades del Sistema, para optimizar los resultados de la implantación del Sistema.

3. Definición de la estructura documental del Sistema de Gestión de la Calidad:


  • Manual de Calidad
  • Mapa de Procesos
  • Procedimientos Generales (aquellos que responden a los requisitos básicos de la Norma de referencia) Procedimientos Específicos (aquellos que describen la actividad desarrollada de la organización) 

Fase V. Documentación del Sistema




Esta quinta fase se desarrollará en 3 etapas: 

1. Desarrollo del Manual de Calidad 

Consultoría Innovadora redactará la versión borrador del Manual, que será posteriormente aprobado en su edición original por el coordinador de calidad nombrado en la planificación, tras efectuar las revisiones oportunas. Este Manual incorporará al menos los siguientes contenidos:


  • Descripción de la Organización; Se documentarán las actividades, productos y servicios de la Entidad, así como los procesos más relevantes sujetos al alcance de la certificación. 
  • Política de Calidad; Declaración de principios que rige el Sistema de Gestión de la Calidad. Se asumirá la ya existente en la organización. 
  • Descripción del Sistema; Se documentará cómo se cumple cada uno de los requisitos de las normas de referencia, a través de los correspondientes procedimientos y otros documentos. 

2. Emisión de Procedimientos

Tomando como guión la planificación establecida en la fase II, Consultoría Innovadora , junto con cada responsable de los procesos identificados en la fase anterior, desarrollará el conjunto de Procedimientos que conformarán el núcleo operativo básico del Sistema de Gestión de la Calidad, mediante sucesivas reuniones de trabajo. 

Cada uno de los procesos identificados como básicos para la obtención de la certificación se normalizará a través de procedimientos. Estos procedimientos se documentarán mediante las siguientes actividades:


  • Elaboración del borrador del procedimiento en el formato que se considere conveniente, utilizando mayoritariamente los diagramas de flujo 
  • Revisión práctica (cómo se debería hacer (vs) cómo se hace), y optimización consecuente. 
  • Aprobación formal del Procedimiento como especificación operativa de obligado cumplimiento en la empresa, a partir de la fecha de entrada en vigor. 

En todos aquellos procesos que ya tuviesen soporte documental (procedimiento) se procederá a revisarlos y completarlos en línea con las necesidades de la norma ISO 9001. En el caso de los procedimientos generales (aquellos que responden a los requisitos básicos de la norma) se asumirán los ya existentes, introduciendo aquellas particularidades propias de la academia.

3. Elaboración del Mapa de Procesos, cuadro de Indicadores de Gestión y manual de funciones 

Utilizando como información los procesos documentados o revisados en la etapa anterior, Consultoría Innovadora elaborará el Mapa de Procesos de la organización, en el que se describen la secuencia e interrelación de todos los procesos que afectan a la organización . 

También se desarrollará el Cuadro de mando de Indicadores de Gestión, que contendrá los indicadores necesarios para el adecuado control y seguimiento de los procesos que se ejecutan en la academia

Por último se completarán otros documentos necesarios para la completa definición del Sistema de Gestión (p.e. lista de registros). Asimismo, se redactará el manual de funciones, un documento en donde se describe el perfil, las funciones y responsabilidades de cada uno de los puestos de trabajo de la organización

Fase VI. Implantación



Esta fase se desarrollará solapadamente con la fase V, conforme cada uno de los Procedimientos sea aprobado. Consultoría Innovadora colaborará con cada responsable de la empresa involucrado en la implantación de cada procedimiento, orientando en las potenciales dificultades de su puesta en práctica; según se avance en esta fase, los responsables comenzarán a operar cotidianamente conforme el propio Sistema de Gestión especifique, y por lo tanto, empezará a obtener evidencias documentales fehacientes de su aplicación real, aspecto imprescindible para el posterior logro de la certificación independiente del Sistema. 

Un objetivo fundamental durante el desarrollo del Sistema de Gestión es identificar y propiciar cambios únicamente en aquellas situaciones que claramente aporten valor a los procesos y/o reflejen incumplimientos normativos que impidan la certificación.

Fase VII. Optimización



Como última fase, y con intención de ajustar cualquier desviación que durante la práctica diaria del Sistema de Gestión pudiera observarse, se planificará y efectuará por el Responsable de la empresa y con la colaboración de Consultoría Innovadora , la primera Auditoría Interna cuya ejecución estará normalizada por el propio Sistema. Los resultados de esta Auditoría Interna podrán aconsejar la implantación de alguna Acción Correctiva consecuente para mejorar la operatividad y eficacia del Sistema.

Tras esta última fase, la organización dispondrá de un Sistema de Gestión documentado, normalizado, conocido por su organización, practicado por su plantilla, adecuado a sus necesidades y peculiaridades y que cumplirá con los requisitos de la Norma ISO 9001.

Esta situación permitirá a la empresa solicitar la Certificación de su Sistema de Gestión por la Entidad Independiente que se estime más adecuada. En esta fase se incluye el apoyo de Consultoría Innovadora durante la actuación de la Entidad de Certificación para en el análisis y resolución de sus informes.


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