La mejor forma de concebir y concretar la implementación (implantación) de un sistema de gestión es a través de la realización de un proyecto., ya sea de ISO 9001, 14001, etc… Yo le hecho en más de 50 ocasiones, así que a continuación te explicaré el método que he utilizado en todas ellas.

Nombrar al jefe de proyecto o coordinador

Lo primero de todo se debe nombrar un coordinador de calidad o comité de calidad, que puede ser tu mismo/a o alguien de su equipo, que será el encargado de llevar a cabo el diseño, implantación, corrección y mejora del sistema de gestión. En este post te explico cuales son sus funciones y responsabilidades.

Las actividades a desarrollar por el Responsable de calidad para implantar la ISO 9001 quedan resumidas en las siguientes fases:

Fase I. Lanzamiento del proyecto

Las acciones contempladas comenzarán con la planificación y desarrollo de una reunión de trabajo dirigida por Responsable de calidad y con asistencia de las personas de LAEMPRESA que lideren el proyecto, en la que se presentará y debatirá el contenido de las Normas ISO 9001:2015, destacando sus principales implicaciones.

Como resultado de esta sesión se ajustará el Plan de Acción o PLANIFICACION Y SEGUIMIENTO DE LA IMPLANTACION ISO del trabajo a efectuar (qué, quién y cuándo), con identificación de los hitos clave del proyecto y determinación de responsabilidades en su ejecución y seguimiento del avance; en particular, se designará al comité de calidad de LAEMPRESA en caso necesario. Aquí te explico todo lo que necesitas saber, composición, funciones, etc..

El objetivo fundamental de esta fase previa es proporcionar al colectivo de responsables de LAEMPRESA una visión uniforme de la finalidad y soporte metodológico de este proyecto, así como obtener su compromiso compartido con esta iniciativa.

Fase II. Diagnóstico preliminar (Evaluación Inicial)

Durante esta fase, se planificará y efectuará un Diagnóstico Inicial por parte de Responsable de calidad, cuyos resultados proporcionarán el escenario de partida, imprescindible para determinar las actividades a realizar durante el proyecto.

El Diagnóstico se realizará en profundidad mediante el análisis y revisión del soporte documental operativo existente de LAEMPRESA (es decir, manuales, procedimientos, instrucciones técnicas, etc.), así como de otros aspectos aplicables, como la legislación vigente en aspectos relacionados con la calidad.

Este diagnóstico incluye el análisis de los procesos de gestión existentes y de la estructura de funciones y responsabilidades de la organización, y de las responsabilidades y funciones en materia de calidad, con la estructura organizativa y documental existente.

El informe de diagnóstico incorporará los siguientes contenidos:

• Análisis de la legislación de aplicación
• Situación sobre aspectos y necesidades específicas de la Norma ISO 9001:2015.
• Análisis de las necesidades y oportunidades de mejora.

Fase III. Entrenamiento de las personas

En esta tercera fase, teniendo ya en consideración la información de retorno obtenida en las dos fases anteriores, se planteará la comunicación al conjunto de personas de LAEMPRESA, por los medios que se estimen más eficaces, el lanzamiento de este proyecto, incidiendo en su importancia estratégica para la organización y en la necesidad de disponer de la colaboración de todos para facilitar su efectiva implantación.

Igualmente, para garantizar el éxito de la certificación, se efectuará un proceso de formación del personal de LAEMPRESA más directamente implicado o afectado por el alcance del Sistema de Gestión.

Este seminario, eminentemente práctico, abarcará como temario el debate de los siguientes aspectos:

• Conceptos básicos de Calidad
• Las Normas Internacionales ISO 9000:2015
• Procedimiento (vs) Procesos
• Implantación del Sistema de Gestión
• Proceso de Certificación

Fase IV. Diseño del Sistema de Gestión de la Calidad

Tomando como guion la planificación definida tras el Diagnóstico, se procederá al diseño del Sistema de Gestión adaptado a los requisitos de la Norma ISO, y de las necesidades de la propia organización:

1. Identificación de los procesos clave que deben ser procedimentados (documentados como procedimientos) para dar cumplimiento a los requisitos de las Normas ISO y a aquellos requisitos legales que sean aplicables y elaboración del mapa de procesos, en el que se describen la secuencia e interrelación de todos los procesos que afectan a la organización.

2. Definición de la estructura organizativa y asignación de las responsabilidades del Sistema, para optimizar los resultados de la implantación del Sistema.

Fase V. Documentación del Sistema

Definición de la estructura documental del Sistema de Gestión de la Calidad:

• Manual de Calidad (voluntario)
• Procedimientos operativos o “específicos” (aquellos que describen la actividad desarrollada)
• Procedimientos de soporte (aquellos que responden a los requisitos básicos de la Norma de referencia)
• Instrucciones técnicas o protocolos (en caso necesario)

Esta quinta fase se desarrollará en 3 etapas:

1. Elaboración de los Procedimientos Operativos e Instrucciones técnicas

Tomando como guion la planificación establecida en la fase II, el Responsable de calidad, junto con cada responsable en LAEMPRESA de los procesos identificados en la fase anterior, desarrollará el conjunto de Procedimientos que conformarán el núcleo operativo básico del Sistema de Gestión de la Calidad, mediante sucesivas reuniones de trabajo.

Cada uno de los procesos identificados como básicos para la obtención de la certificación se normalizará a través de procedimientos. Estos procedimientos se documentarán mediante las siguientes actividades:

1. Elaboración del borrador del procedimiento en el formato que se considere conveniente.
2. Revisión práctica (cómo se debería hacer (vs) cómo se hace), y optimización consecuente.
3. Aprobación formal del Procedimiento como especificación operativa de obligado cumplimiento en LAEMPRESA, a partir de la fecha de entrada en vigor.

En todos aquellos procesos que ya tuviesen soporte documental (procedimiento) se procederá a revisarlos y completarlos en línea con las necesidades de la norma ISO 9001.

2. Elaboración de los procesos de soporte

Utilizando como información los procesos documentados o revisados en la etapa anterior, el Responsable de calidad elaborará y/ajustará los procesos de soporte identificados:

• PS 01 Control de la documentación del sistema de gestión
• PS 02 Control de los registros
• PS 03 Gestión de los RRHH
• PS 04 Control y mantenimiento de instalaciones y equipos
• PS 05 Selección y evaluación de proveedores
• PS 06 No Conformidades y Acciones Correctoras
• PS 07 Auditorias Internas, etc.)

3. Elaboración de otros documentos del sistema

El responsable de calidad redactará el Manual de calidad, que será posteriormente aprobado en su edición original por la dirección de LAEMPRESA tras efectuar las revisiones oportunas.

Este Manual incorporará al menos los siguientes contenidos:

• Descripción de la Organización. Se documentarán las actividades, productos y servicios, así como los procesos más relevantes sujetos al alcance de la certificación.
• Alcance de la certificación. El alcance debe establecer los tipos de productos y servicios cubiertos, y proporcionar la justificación para cualquier requisito que la organización determine que no es aplicable para el alcance de su sistema de gestión de la calidad.
• Descripción del Sistema. Se explicará cómo se cumple punto por punto con cada uno de los requisitos de la norma SIO 9001. En caso de que exista un procedimiento o registro que lo explique, se hará referencia a los mismos para no duplicar contenido

También se desarrollará el Cuadro de Indicadores, que contendrá los indicadores necesarios para el adecuado control y seguimiento de los procesos que se ejecutan en la organización.

Asimismo, se redactarán los Objetivos de calidad, la política de calidad, se realizará la Identificación y evaluación de riesgos y oportunidades, el DAFO, y toda la documentación necesaria.

Fase VI. Implantación

Esta fase se desarrollará solapadamente con la fase V, conforme cada uno de los Procedimientos sea aprobado.

El responsable de calidad colaborará con cada responsable de LAEMPRESA involucrado en la implantación de cada Procedimiento, orientando en las potenciales dificultades de su puesta en práctica; según se avance en esta fase, los responsables de LAEMPRESA comenzarán a operar cotidianamente conforme el propio Sistema de Gestión especifique, y por lo tanto, empezará a obtener evidencias documentales fehacientes de su aplicación real, aspecto imprescindible para el posterior logro de la certificación independiente del Sistema.

Un objetivo fundamental durante el desarrollo del Sistema de Gestión es identificar y propiciar cambios ÚNICAMENTE en aquellas situaciones que claramente aporten valor a los procesos y/o reflejen incumplimientos normativos que impidan la certificación.

Fase VII. Optimización

Como última fase, y con intención de ajustar cualquier desviación que durante la práctica diaria del Sistema de Gestión pudiera observarse, se planificará y efectuará por el Responsable de calidad la primera Auditoría Interna cuya ejecución estará normalizada por el propio Sistema.

Los resultados de esta Auditoría Interna podrán aconsejar la implantación de alguna Acción Correctiva consecuente para mejorar la operatividad y eficacia del Sistema.

Tras esta última fase, LAEMPRESA dispondrá de un Sistema de Gestión documentado, normalizado, conocido por su organización, practicado por su plantilla, adecuado a sus necesidades y peculiaridades y que cumplirá con los requisitos de la Norma ISO 9001:2015.

Certificación del sistema

Esta situación permitirá a LAEMPRESA solicitar la Certificación de su Sistema de Gestión por la Entidad Independiente que se estime más adecuada.

Una vez se realice la auditoria externa y resulta cualquier desviación que haya podido surgir, la entidad certificadora expedirá el certificado correspondiente.

En este post te cuento como afrontar una auditoría externa de certificación.